Seminar / Veranstaltung

Ablage und Dokumentenmanagement

Technische Akademie Wuppertal

Zielgruppe: Mitarbeitende im Office-Bereich, wie etwa Sekretärinnen, Assistentinnen, Sachbearbeiterinnen

Abschluss: Qualifizierte Teilnahmebescheinigung

Gezielt ablegen und schnell wiederfinden! Im Computer-Zeitalter ist das nicht einfacher geworden. Momentan verdoppelt sich die Menge an geschriebenen Informationen weltweit ca. alle 5 Jahre. Darüber hinaus ist durch die Nutzung von Computern zur Dokumentenerstellung und -speicherung ein zusätzlich genutztes Ablagesystem entstanden. Aber: Obwohl die meisten Menschen selbst erstellte Dokumente in Papier und im PC ablegen, verringert sich die Zeit für das Suchen nicht, das Gegenteil ist eher der Fall. Darüber hinaus arbeiten häufig auch Chefs und Kollegen mit denselben Akten und PC-Dokumenten. Spätestens dann ist eine von allen akzeptierte Ordnung im Aktenschrank und im PC erforderlich. In diesem Seminar erfahren Sie, wie Sie die Ablage in ein Informationssystem (für alle) umwandeln. Dabei nutzen Sie jeweils die Vorteile der traditionellen Ablage und der elektronischen Ablage. Sie lernen unterschiedliche Ordnungsmethoden und Vorschriften kennen und entscheiden für Ihren Arbeitsalltag, welche Systeme sinnvoll sind, um Vorgänge für sich selbst und für die Anderen nachvollziehbar und transparent abzulegen. Damit vereinfachen Sie auch die Zusammenarbeit mit Chefs und Kollegen. So machen Sie Ihre Ablage teamfähig und gewinnen kostbare Zeit.

Inhalte:

* Die teamfähige Aktenablage - Die Wahl der richtigen Ablagetechnik - Transparente Struktur in der Ablage - Die Vorteile einer Aktenübersicht - Ordnung im Ordner * Ordnung auf dem Schreibtisch - Zettelwirtschaft ade - Organisation des Arbeitsplatzes - Abläufe optimieren, Routinen entwickeln - Die Wiedervorlage schnell und sicher * Übersicht im PC - Dateien strukturiert auf dem Server ablegen - Dokumentenablage auf dem Server - Einheitliche Bezeichnungen - Finden ohne suchen im PC * Effizientes E-Mail-Management - E-Mails mit System verwalten - Die E-Mail-Flut beherrschen - Überblick im Posteingang - Die elektronische Wiedervorlage * Archivierung und Dokumentation - Mut zur Selektion - Gesetzliche Aufbewahrungsfristen - Digitale und traditionelle Archivierungssysteme - Data-Management-Systeme